مدخلك في ادارة المشاريع
ادارة المشاريع مهارة لا غني عنها لاي انسان مهما كانت طبيعة عمله ، فالانشطة مهما كانت طبيعتها فلابد من ادارتها بكل حكمة حتي يتم تنفيذها بنجاح ، لذلك اعددنا لك مدخلك في ادارة المشاريع لنساعدك في الانخراط و اتقان مهارات ادارة المشاريع .
ادارة المشروع و تخطيطه و تنظيمه و متابعته تقع علي عاتق مدير المشروع بالاضافة الي الاشراف علي عمليات تنفيذ المشروع و التاكد من تنفيذه تبعا للمعايير و الخطط والوثائق الرسمية ،وتوزيع المهام على فريق العمل وتحديد المسؤوليات والواجبات والصلاحيات لكل فرد في منظومة العمل في المشروع ، وايضا يقوم باتصالات دورية ومتابعة مجريات المشروع مع الجهات الرسمية وأصحاب المشروع ، حتي يضمن أعلى جودة وكفاءة واتخاذ القرارات في وقتها الفعلي.
ما هي ادارة المشاريع ؟
ادارة المشاريع هي عملية تنظيم و ادارة الموارد المتاحة سواء كانت بشرية او مالية و نستغلها امثل استغلال و نسخرها لانجاز المشاريع باعلي جودة و كفاءة ، و ادارة المشاريع بتتكون من مجموعة من العناصر مثل الوقت و الموارد و التكلفة و الانشطة المطلوب تحقيقها .ادارة المشروع و تخطيطه و تنظيمه و متابعته تقع علي عاتق مدير المشروع بالاضافة الي الاشراف علي عمليات تنفيذ المشروع و التاكد من تنفيذه تبعا للمعايير و الخطط والوثائق الرسمية ،وتوزيع المهام على فريق العمل وتحديد المسؤوليات والواجبات والصلاحيات لكل فرد في منظومة العمل في المشروع ، وايضا يقوم باتصالات دورية ومتابعة مجريات المشروع مع الجهات الرسمية وأصحاب المشروع ، حتي يضمن أعلى جودة وكفاءة واتخاذ القرارات في وقتها الفعلي.
بما انك مهتم بمجال ادارة المشاريع فاكيد سيفيدك مقالنا الذي نقدم فيه نصائح لبدء مشروع صغير ناجح
اهمية ادارة المشاريع
مهارات ادارة المشاريع يا صديقي من المهارات التي لا تقتصر علي مجال عمل معين او اي منصب فهي استراتيجية يمكن اتباعها في اداء اي نشاط او عمل ، لان الاعمال مهما كانت طبيعتها فلابد من ادارتها ادارة ناجحة حتي يتم انجازها بنجاح و فاعلية .
و هناك العديد من المنهجيات و الاطر المصممة لادارة المشروع ،و ساخبرك الان بأهم منهجيات إدارة المشاريع وأكثرها شيوعًا:
هل تعلم يا صديقي ان مهارات ادارة المشاريع من تنظيم للمهام و توزيعها و ترتيبها في جدول زمني ، و الرقابة علي العمليات و الالآت و المعدات و تنظيم العلاقات بين العملين في المشروع ، في غاية الاهمية فهي تساهم في زيادة الانتاجية و تعطي مخرجات نهائية سليمة و مطابقة للمواصفات و سير العمل بسهولة مع عدم التاخر في تسليم المشروع او الزيادة في تكلفته الاجمالية .
منهجية واستراتيجية إدارة المشاريع
المنهجية في إدارة المشاريع وفقًا لـ (PMI) تعرف بأنها: مجموعة من الممارسات والقوانين والتقنيات التي تستخدم من قبل العاملين في إدارة المشاريع.و هناك العديد من المنهجيات و الاطر المصممة لادارة المشروع ،و ساخبرك الان بأهم منهجيات إدارة المشاريع وأكثرها شيوعًا:
الدليل المعرفي لإدارة المشاريع – PMBOK:
و هو كتاب يستخدم بشكل كبير في الولايات المتحدة الامريكية و حاصل علي اعتراف من المعهد الوطني الامريكي للمعاير ، فهذا الكتاب يركز علي اهم المصطلحات و المبادئ التوجيهية و المعايير المطلوبة لادارة المشاريع ، كاعداد الموازنة المالية وادارة المدخلات و المخرجات النهائية للمشروع .برينس – PRINCE2:
بيتم استخدامها في بكثرة في المملكة المتحدة و اي بلد تتحدث باللغة الانجليزية لتحديد التكاليف الرئيسية و توضيح وسائل الاتصال و التواصل وإدارة المخاطر وتحديد أدوار العاملين في المشروع.منهجية آجايل – Agile – أو المنهجية الرشيقة:
و هي إحدى المنهجيات انتشارا و بتستخدم غالبًا في المشاريع الكبيرة و التي تتطور بشكل سريع مثل مشاريع الاتصالات والبرمجية و التي تتميز بسرعة الاستجابة للمتطلبات والتعامل السريع مع المتطلبات المتغيرة.و هذه المنهجية تقوم على مبادئ اهمها:
- التخطيط على التكيف
- التطور التكنولوجي
- التسليم في وقت مبكر
- التحسين المستمر
- الاستجابة السريعة ومرونة التغيير
منهجيات إدارة المشاريع:
يا صديقي يوجد العديد من الأدوات والتقنيات والأساليب التي تساعد في إدارة المشاريع بفعالية منها:أطر إدارة المشاريع
ضع في اعتبارك انه عند تأسيس مشروع جديد يجب ان تطلع على أهم المتغيرات والعوامل المختلفة التي تؤثر على المشروع، مثل العوائد المالية والفوائد والميزانية وطبيعة المخاطر والأنشطة والمهام المراد تنفيذها.الجدولة الزمنية
دائما ما تتكون المشاريع من مراحل مختلفة، و نضع ضمن كل مرحلة العديد من الأنشطة والمهام المراد تنفيذها في المشروع، و الجدول الزمني يساعدنا على تقسيم المهام وتنفيذها بسهولة في موعدها دون تأخير على تسليم المشروع.- خطة العمل (Action Plan): نستخدمها في المشاريع الصغيرة لتحديد أهم الخطوات الواجب تنفيذها في المشروع.
- تحليل الفجوة (Gap Analysis): هي أداة تستخدم لمساعدة الشركات على مقارنة الأعمال المنجزة مع الأداء المتوقع ، و تركز على اجابة سؤالين: أين نحن؟ وأين نريد أن نكون؟ وتساعد في الوقوف علي المتطلبات المراد تحقيقها بما يتناسب مع أهداف المشروع.
- مخطط غانت (Gantt chart): هو أحد أنواع المخططات الشريطية و يوضح الجدول الزمني للمشروع من حيث تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء و يستخدم بشكل أكبر في جدولة المشاريع المتوسطة والكبيرة.
إدارة نطاق المشروع
بم ان المشاريع عرضة للتغييرات التي تتطلب التحكم بها وضبطها فكان لابد من ظهور ادارة نطاق المشروع ، لضمان تنفيذ المشروع وفقًا للنطاق المحدد والمتفق عليه مع الجهات المعنية .وسائل التواصل والاتصال
نجاح المشاريع يعتمد على التواصل الفعال بين الجهات المعنية وأصحاب المصلحة، مما يخلق جوًا من الشفافية والوضوح حول مجريات العمل ، و فيما يلي نذكر أهم الأدوات التي تساعد في مرونة التواصل والاتصال بين جميع الأطراف:- انشاء لوحة متابعة وتحكم
- اعداد التقارير الدورية
- عقد الاجتماعات تطبيقًا لمنهجية سكروم (Scrum)
إدارة التغيير
وترجهع اهميتها لان التقنيات والآليات المستخدمة لإدارة التغيير تساعد في التغلب على المعيقات الأكثر شيوعًا أثناء تنفيذ المشاريع ، و ايضا لما لها من دور في تحقيق تغيير ملموس وواضح على منظومة العمل.تطوير المشروع ومراجعته
هذه الخطوة ذات أهمية كبيرة لتحليل مدى التطور الذي حدث في المشروع ومراجعته باستمرار، وذلك لإجراء تحسينات وتطويرات مستمرة عليه، ومن التقنيات التي تساعدك على مراجعة المشروع وتطويره:- مراجعة بعد العمل (AAR)
- مراجعة ما بعد تنفيذ المشروع